Digitizare, digitalizare, transformare digitală: ce trebuie să facă instituțiile statului
Revoluția digitală care influențează tot mai multe fațete ale vieții noastre este, la scara istoriei, un fenomen nou. Acum 30 de ani internetul nu exista, iar acum 15 ani telefoanele inteligente nu erau foarte inteligente.
Dată fiind noutatea, nu este surprinzător că există încă o anumită confuzie între diferitele concepte utilizate pentru descrierea transformărilor care se petrec în organizații sau comunitate.
Această încercare de definire a termenilor digitizare, digitalizare și transformare digitală este realizată din perspectiva instituțiilor publice, care sunt sub o continuă presiune de a integra tehnologia în activitatea lor cotidiană cu scopul e a oferi servicii publice de calitate din ce în ce mai bună. Pe de altă parte, nu trebuie să uităm că tehnologia nu reprezintă un scop în sine. Aceste schimbări sunt dezirabile dacă duc la creșterea calității vieții cetățenilor, la simplificarea interacțiunii companiilor private cu instituțiile publice sau la eficientizarea activității instituțiilor.
De multe ori, cele trei concepte amintite (digitizare, digitalizare și transformare digitală) sunt considerate sinonime sau sunt folosite aleator. Credem că un prim pas pentru utilizarea lor corectă este o definire mai exactă. Pentru a face definițiile mai ușor de înțeles, vom ilustra diferențele între concepte prin explicarea influenței pe care o au asupra unui serviciu public (depunerea unei declarații de venit) și a unui proces intern dintr-o instituție publică generică (activitatea arhivei).
Digitizarea se referă la tranziția sau transformarea datelor din format analog (tipărituri, documente scrise de mână, date stocate pe casete audio, etc.) în format digital. În cazul în care declarațiile de venit de care aminteam sunt depuse în format fizic (adică analog), ele vor trebui introduse ulterior într-o bază de date digitală de către funcționarii instituției. În cazul arhivei, scanarea documentelor păstrate în format fizic și eventual trecerea lor printr-un program OCR (optichal character recognition, recunoașterea automată a textului tipărit sau scris de mână) și stocarea imaginilor și textului rezultat în format digital reprezintă exemple a ceea ce poate aduce digitizarea în instituțiile publice.
Digitalizarea merge mai departe și își propune să folosească datele digitale pentru îmbunătățirea proceselor interne sau a interacțiunilor cu cetățeni și companii (de pildă prin automatizarea unor fluxuri de lucru sau oferirea unor servicii publice și în formă digitală). Continuând exemplul cu digitalizarea declarației de venit, completarea acesteia nu se mai face pe hârtie, ci într-un formular online, iar datele introduse ajung direct într-o bază de date, fără intervenția vreunui funcționar, iar analiza și răspunsul pot fi, în cazurile standard, automatizate. Pentru arhiva unei instituții, documentele care circulă în format digital în interiorul organizației (printr-un sistem de management al documentelor, de pildă) intră direct în arhivă la finalul traseului instituțional (când este eliberat un aviz, de exemplu) și sunt categorizate automat.
Transformarea digitală merge mai departe și, dacă digitizarea se referă la transformarea informației iar digitalizarea la transformarea proceselor, transformarea digitală duce la schimbarea organizației.
Aceasta nu poate fi realizată doar de un număr mic de oameni din interior (de pildă departamentul IT), ci trebuie asumată și înțeleasă de cea mai mare parte a angajaților și urmărită consecvent de management. În exemplul arhivei, schimbarea de paradigmă poate fi trecerea de la stocarea de documente la stocarea de informații, care pot fi apoi grupate, analizate, organizate într-un număr cvasi-nelimitat de moduri: cine au fost toți chiriașii, din 1995 până astăzi, ai unui apartament de pe strada Năsăud din Cluj-Napoca, de exemplu, sau de câte ori apare expresia ”piste de bicicliști” în hotărârile de consiliu local și care a fost evoluția numărului de apariții pe parcursul ultimilor 20 de ani.
În cazul declarației de venit, formularul este precompletat cu ajutorul informațiilor existente deja în bazele de date ale sectorului public, iar cetățeanul doar verifică corectitudinea lor și semnează digital.
Diferența este că nevoile cetățeanului au întâietate în fața nevoilor instituției.
Există o progresie logică: digitizare-digitalizare-transformare digitală, iar evoluția societății forțează organizațiile, fie ele publice sau private, să se adapteze. De asemenea, aceste procese nu sunt niciodată finalizate, iar întoarcerea la timpurile în care ștampila era rege este în egală măsură indezirabilă și imposibilă. Enjoy the ride.